Den 17. februar slog Stockholms stadsbibliotek dørene op for lånerne på byens 40 folkebiblioteker, kort efter at biblioteket havde sat Cicero – et nyt bibliotekssystem leveret af den danske softwarevirksomhed Systematic – i drift.
Det var kulminationen på et omfattende digitaliseringsprojekt, hvor stadsbiblioteket har udskiftet hele sit kernesystem samtidig med, at bibliotekerne har været i drift og gennemgået større ombygninger.
I én samlet overgang er 1,5 mio. materialer, 400.000 lånere og 260.000 aktive lån blevet migreret korrekt. Samtidig er historikken for 12,7 mio. lån bevaret. Og det var derfor en glad og lettet stadsbibliotekar, der på dagen meddelte:
– I dag kl. 12.00 åbnede vi alle biblioteker – nu med et nyt fagsystem som deres hjerte. Det er ikke nogen lille opgave at uddanne alle medarbejdere, samt teste arbejdsgange og konfigurationer. Projektgruppen har gjort et fremragende stykke arbejde. Vi er nu i gang med det nye system i fuld drift, skrev Daniel Forsman på LinkedIn.
Medarbejderne er godt klædt på
– Implementeringen af Cicero har været et velstruktureret og tæt samarbejde mellem vores organisationer og Systematic. Projektet er gennemført med tydelig styring, høj grad af involvering fra organisationen og et stærkt fokus på vores behov. Vi føler os trygge ved løsningen og godt rustet til at bruge systemet, siger Daniel Forsmans efterfølger Elisabeth Aquilonius, som har fulgt projektet tæt i rollen som assisterende stadsbibliotekar i Stockholm.
Over 400 medarbejdere er blevet trænet i det nye system, som understøtter hele bibliotekets daglige arbejde – fra reservationer og udlån til materialeflow mellem filialerne.
For brugerne betyder det hurtigere ekspedition, bedre overblik over materialer og mere effektive reservationer. Når en bog reserveres, kan systemet automatisk finde og identificere materialet, sætte det på pluklisten eller få sorteringsrobotter til at sørge for, at det sendes til det rigtige bibliotek og give besked til låneren, når materialet kan afhentes – uden manuelle arbejdsgange.
Det betyder, at medarbejderne i højere grad kan være til stede i biblioteksrummet og arbejde med formidling, arrangementer og personlig betjening.
– Med Cicero får vi et bibliotekssystem, som gør det daglige arbejde lettere for vores medarbejdere. Det giver os et bedre overblik, mere effektive arbejdsgange og større muligheder for at udvikle vores tjenester ud fra borgernes behov, forklarer Elisabeth Aquilonius.
Cicero er udvidet og klar til flere svenske folkebiblioteker
I løbet af de seneste år har flere større, europæiske biblioteker valgt Cicero – blandt andet Deichman i Oslo og Bücherhallen i Hamburg. I Sverige bruger flere skolebiblioteker også løsningen, men Stockholms stadsbibliotek er det første svenske folkebibliotek i porteføljen.
Ifølge Jakob Ilum Damsgaard, direktør for Systematic Library, står flere svenske kommuner foran udskiftning af ældre systemer. For at kunne øge sin indsats i Sverige, har Systematic ansat flere medarbejdere på kontoret i Stockholm, ligesom Cicero er udvidet med integrationer, der understøtter den svenske biblioteksinfrastruktur:
– Nu kan oplysninger om materialer som bibliografiske data, emneord og klassifikationer hentes fra nationale kilder og opdateres automatisk. Det giver mindre manuelt rutinearbejde, mere ensartede registreringer og bedre datakvalitet på tværs af samlingen. Med denne integration og en lang række udvidelser understøtter Cicero nu fuldt ud svenske standarder og arbejdsgange og bidrager til en mere effektiv og sammenhængende biblioteksdrift, siger Jakob Ilum Damsgaard.
Fakta om Stockholms stadsbibliotek
Stockholms stadsbibliotek og dets filialer har mere end 11,7 millioner besøgende årligt – heraf er 6,7 millioner digitale. Biblioteket råder over 1,5 millioner materialer og udfører over 9.000 events om året. Stockholms kommune har knap en million indbyggere, hvor mere end 420.000 stockholmere har lånerkort.
Fakta om Cicero
Cicero er udviklet af Systematic og bruges af alle folke- og skolebiblioteker i Danmark samt i førende biblioteker i Norge, Sverige og Tyskland. Produktet betjener mere end 12 millioner brugere om året og håndterer omkring syv millioner udlån dagligt. Cicero leveres som Software as a Service (SaaS) med løbende opdateringer og vedligeholdelse.
