I dag bruges TIFF-formatet som en international standardløsning til at gemme regneark i de nationale arkiver. Brugen af billedfiler gør det svært at udtrække og genanvende data. Derfor skal en række arkiver i Danmark og udlandet samt Open Preservation Foundation finde løsninger på problemet.
Det er en udfordring på internationalt plan, at bevare myndighedernes originale data fra regneark. Det får betydning for både forskningen og historiske analyser af materialet, når data ikke kan udtrækkes og genanvendes.
At tage data ind i et regnearksformat giver høj datakvalitet, men er usikkert ift. langtidsbevaring. TIFF er et meget sikkert format til langtidsbevaring, men til gengæld er genanvendelsen besværlig, fordi data gemmes som et billedformat, og derfor skal OCR-behandles ved genanvendelse.
For at løse dette dilemma, har Rigsarkivet etableret et samarbejde med den internationale medlemsorganisation for digital bevaring, Open Preservation Foundation, samt nationalarkiverne i Nederlandene og Estland for at finde en løsning, der kan bruges internationalt.
– Danmark har sat sig i spidsen for dette internationale samarbejde, der skal løse de udfordringer, der er med at bevare data i regneark. Samarbejdet er et rigtig godt eksempel på, hvordan vi i fællesskab kan udvikle vores muligheder for at arkivere digitalt skabte data og sikre, at data ikke går tabt eller ændres. Det kan være med til at gøre en forskel for datas kvalitet for eftertiden og for brug af data fra regneark til forskellige formål blandt andet forskningen, siger rigsarkivar Morten Ellegaard.
Den international samarbejdsgruppe vil arbejde på at bevare regneark i filformatet OpenDocument Spreadsheets i stedet for den hidtidig praksis med billedfilformater i TIFF. Det færdige produkt bliver udgivet som open source på GitHub ved årets udgang.
Direktøren for Open Preservation Foundation, Julie Allen, ser frem til resultatet:
– We are really happy with this cooperation and the results that it will achieve. It supports our mission as a global not-for-profit membership organisation, working to advance shared standards and solutions for the long-term preservation of digital content.
Rigsarkivet er Danmarks hukommelse
Rigsarkivet er videncenter for det danske samfunds udvikling. Rigsarkivet indsamler, bevarer og leverer originale arkivalier og data, der understøtter videns- og retssamfundets behov og kaster lys over, hvad vores samfund er rundet af. Rigsarkivet har omkring 500 hyldekilometer arkivalier på papir og 400 terabyte digitalt skabte arkivalier – og samlingen vokser hele tiden. Data er samfundets fælles hukommelse.
